1. Doel van de commissie
Het opzetten en onderhouden van een goed functionerende financiële- en ledenadministratie.
Dat geldt tevens voor het secretariaat, waarbij de correspondentie, de documentatie, het archief en het handboek van TRR zijn ondergebracht.
2. Organisatorische positie
De commissie functioneert onder verantwoordelijkheid van het bestuur. Het jaarwerkplan en de daaraan gekoppelde begroting vormen de kaders voor de door de commissie uit te voeren taken en activiteiten. Deze twee documenten worden door het bestuur vastgesteld en geïntegreerd in het algemene jaarwerkplan en begroting van TRR. In het najaar wordt het jaarwerkplan en de bijbehorende begroting ter goedkeuring aan de algemene ledenvergadering voorgelegd.
3. Samenstelling en werkwijze commissie
De commissies worden gevormd door leden van TRR. Zij voeren als vrijwilliger bepaalde activiteiten/werkzaamheden uit. De onderlinge taakverdeling bepaalt de commissie zelf, evenals de vorm en frequentie van de vergaderingen. Leden kunnen zich zelf aanmelden voor de commissie of worden daarvoor benaderd.
Alle commissies van TRR hebben een coördinator. De leden van de commissie dragen uit hun midden iemand ter benoeming aan het bestuur voor die de coördinatiefunctie op zich neemt. De coördinatoren zijn de ‘linking pin’ tussen de commissie en het bestuur en tussen de commissie en de leden. Voor hen is de coördinator het eerste aanspreekpunt.
Aan de commissies worden bestuursleden gekoppeld. Zij zijn voor de coördinatoren (en commissieleden) contactpersoon. Dit betekent dat bestuursleden in de regel geen lid zijn van een commissie.
Met de coördinatoren van de commissies overlegt het bestuur 2 x per jaar. Doel van deze bijeenkomsten is om tussen de commissies samenhang en afstemming te bewerkstelligen en elkaar te informeren over de belangrijkste activiteiten. De commissies vormen de pijlers van de organisatie.
4. Kerntaken
- Het ontwikkelen en uitvoeren van het financiële en administratieve beleid van de vereniging;
- Beheer en toepassing van de administratieve systemen (ICT) voor de uitvoering van de (leden) administratie;
- In samenspraak met de penningmeester van het bestuur opstellen van tussentijdse rapportages (overzichten van exploitatiecijfers en van het ledenbestand);
- Periodiek overleg met de penningmeester en de secretaris van het bestuur;
- Opstellen van het jaarwerkplan en de jaarbegroting van de commissie. Het bestuur zal hier een format voor ontwikkelen. De formats van de commissies vormen de input voor het algemeen jaarwerkplan en de begroting van TRR;
- Bewaken van de in de begroting vastgelegde inkomsten en uitgaven, zowel voor de commissie, als voor de algemene begroting van TRR (taak van financiële adm.).
Geraamde tijdbelasting:
6 tot 8 uur per maand
Samenstelling commissie:
Financiële administratie: Harrie Wijnans
Ledenadministratie: Cees Biemans
Coördinator:
Harrie Wijnans
